Texte, Orgakram, Notizen und To-Do-Listen in einem Online-Dienst wie Notion zu lagern, schien in der Pandemie eine richtig gute Idee. Egal ob im Home-Office oder im Büro: Immer waren alle meine Dokumente in der aktuellen Version verfügbar. Notion schien damals die ideale Wahl, doch inzwischen ist die Lage eine völlig andere.
Notion war damals noch recht neu, einfach zu bedienen und hatte viele nette Funktionen. Welche Artikel ich wann abgeben muss, wann eine Autorin ihr Manuskript abliefert und wann ein Video erscheint, Termine, die Anleitung fürs VPN oder Textentwürfe hatte ich allesamt in Notion. Nur Kontakte konnte ich da nicht speichern. Schließlich liegen die Daten auf US-amerikanischen Servern und sind damit nicht DSGVO-konform. Und da war ich damals schon pingelig.
Ein Nebeneffekt: Ich habe damals angefangen, endlich ordentlich Dokumentation zu schreiben und beim Lösen von Linux-Problemen immer schön mitzuschreiben, wie ich das denn hinbekommen habe. Eine Wissensdatenbank mit schlauen Artikeln und Zitaten habe ich natürlich auch angelegt. Doch die Zeiten in denen sich das gut angefühlt hat, sind längst vorbei.
Was an Notion stört
Los ging es mit der Ankündigung einer Mail- und Kalenderfunktion für Notion. Vielleicht ganz praktisch, dachte ich mir, bis ich beim Einrichten von Mail und Kalender feststellen musste, dass damit Google-Dienste gemeint waren. Auch wenn Google keinen Zugriff auf meine Notion-Daten bekommen sollte, war mir das doch zu verknüpft. Würde ich Google alle meine Daten geben wollen, hätte ich das schließlich auch direkt tun können. Dann kam die KI-Funktion. Der Notion-Chatbot sollte Fragen zu meinem Notion-Workspace beantworten konnte, war aber eigentlich immer schlechter als die Suchfunktion. Inzwischen rödeln auf Wunsch sogar KI-Agenten durch die eigenen Datenbestände, was ich gruselig finde. Und weil ich schon lange nicht mehr an blinde Sicherheitsversprechen glaube, wäre spätestens jetzt der Zeitpunkt gekommen, Abschied von Notion zu nehmen.
Obsidian: Offenes Format & coole Funktionen
Das ist aber schon gar nicht mehr nötig. Vor bestimmt über einem Jahr habe ich Obsidian für mich entdeckt. Das nutzt kein proprietäres Format, sondern Markdown-Dateien auf meiner Festplatte. Irgendwie beruhigend, den Vault-Ordner im Dateimanager aufzumachen und die Dateien auch mit irgendeinem anderen Editor öffnen zu können. Markdown-, PDF- oder Bilddateien kann ich einfach in die Ordner kippen, um sie auch in Obsidian zu sehen. Will ich Obsidian irgendwann nicht mehr benutzen, habe ich trotzdem alles fein säuberlich in Ordner sortiert weiterhin verfügbar.
Seit einigen Monaten benutze ich nur noch Obsidian, die wichtigsten Seiten habe ich damals mit der Exportfunktion umgezogen. Texte in Markdown schreiben sich in Obsidian viel besser als in Notion, wo das Blockkonzept immer im Weg ist und beim Kopieren und Einfügen nervt. Meine Dateien liegen thematisch getrennt in verschiedenen Vaults, einer enthält alle Texte für c’t und heise online, ein anderer Blogbeiträge wie diesen hier und Videoskripte für Rund um Linux. Wieder ein anderer Vault enthält Artikel und Zitate in einer Knowledgebase, die ich mit Hilfe des Obsidian Web Clippers bequem füllen kann. Der legt dann sogar automatisch Eigenschaftsfelder für Autor:in, Datum, Quelle und mehr an.
Dank Obsidian Sync kann ich auf meine Wissensdatenbank, Artikelplanung oder Blogbeiträge und Videoskripte auch auf anderen Rechnern und dem Smartphone zugreifen. Voll praktisch, wenn der Rechner streikt und ich eine bestimmte Anleitung suche, um das Problem zu beheben. Ich synchronisiere nur die Vaults, die ich auf einem Gerät brauche, also auf meinen Arbeitslaptop zum Beispiel nur den work-Vault. Das Ganze ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und ich bin nicht an Obsidian gekettet. Wenn ich was suche, kann ich das auch in der Ordnerstruktur des Vaults tun und die Dateien mit einem beliebigen Editor aufmachen.
Umdenken und neu entdecken
Am Anfang musste ich mich umgewöhnen, denn Obsidian Bases funktionieren ein bißchen anders als die Datenbanken in Notion. Als erstes ist die Wissensdatenbank umgezogen. Die funktioniert in Obsidian wunderbar: Ich kann aus Schlagworten in der Seitenleiste auswählen, ich habe einen Graphen, der Verknüpfungen zwischen den Notizen visualisiert, ich kann dynamische Lesezeichen anlegen und habe eine mächtige Suchfunktion.
Inzwischen ist das eingespielt, nur die alten Daten müssen jetzt noch aus Notion raus. Dafür kann ich inzwischen die Notion API verwenden. Wie das geht und wie gut das funktioniert, habe ich gerade für c’t und heise+ aufgeschrieben. Spoiler: Ziemlich gut, auch wenn ein paar Experimente nötig sind und ein paar Dinge zu beachten. Bewährt hat sich, nicht den ganzen Vault auf einmal (auch wenn ich das durchaus ausprobiert habe), sondern jeden Themenbereich einzeln zu importieren. Das macht die Aufräumarbeiten wesentlich einfacher.
Mittlerweile läuft auch mein gesamter Arbeitsworkflow über Obsidian: Ich schreibe meine Texte in Markdown, verwalte Termine, Status, Ideen und Recherchen in einer Base und nutze Workspaces, um schnell zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen zu wechseln.
Anfangs dachte ich ja, ich muss auf Komfortfunktionen verzichten und bekomme eine weniger schöne Oberfläche. Stattdessen habe ich mehr Optionen und Flexibilität. Das Obsidian-Team hat während meiner Umgewöhnung eine coole Funktion nach der anderen geliefert, etwa Bases und Maps. Was an Optik-Schnickschnack gefehlt hat, liefern Community-Plugins nach: Banner oben auf der Seite, Themes, jede Menge Farben (und zwar nicht nur die paar Pastelltöne, die Notion vorhält) und einiges mehr. Ich habe entdeckt, dass mir Obsidian wesentlich mehr Freiheit lässt. Für mich fühlt sich das einfach besser an. Kein an Clippy erinnernder KI-Chatbot oder KI-Agenten. Wenn ich mal offline bin, kann ich immer noch meine Daten nutzen und niemand kann mir das Konto sperren und damit den Zugang zu meinen Daten verweigern.
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